Ewidencja wprowadzanych opakowań

Prowadzisz sklep internetowy, jesteś importerem lub producentem? A może pakujesz i wysyłasz produkty do klientów? Jeśli tak, jesteś „wprowadzającym produkty w opakowaniach” i ciążą na Tobie obowiązki wynikające z ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (Dz.U.2025.870). Jednym z nich jest prowadzenie ewidencji opakowań i składanie rocznego sprawozdania do BDO.

Ten artykuł wyjaśnia, jak to prawidłowo prowadzić ewidencję wprowadzanych opakowań.

Zgodnie z art. 8 pkt 17 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi „wprowadzającym” jest podmiot, który po raz pierwszy wprowadza produkt w opakowaniu na terytorium Polski. Najczęściej dotyczy to producenta pakującego towar, importerów surowców (na rynek Polski).

Ten artykuł skupia się jednak na prowadzeniu ewidencji opakowań, a temat ustalenia, kto jest wprowadzającym, omówiliśmy już w poprzednim artykule, w którym znajdziesz praktyczne przykłady i wskazówki klasyfikacji.

Wprowadzanie opakowań na rynek – obowiązki, najczęstsze błędy i konsekwencje

Zgodnie z definicją ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (Dz.U.2025.870), opakowaniem jest wyrób, w tym wyrób bezzwrotny, wykonany z jakiegokolwiek materiału, przeznaczony do przechowywania, ochrony, przewozu, dostarczania lub prezentacji produktów, od surowców do towarów przetworzonych.

Co ważne, za opakowanie uważa się również:

• Wyrób pełniący funkcję opakowania (np. do przechowywania, ochrony, dostarczania produktu), z wyjątkiem elementów będących integralną częścią produktu, niezbędnych do jego używania przez cały cykl życia (gdy wszystkie elementy są przeznaczone do wspólnego użycia/zużycia/usunięcia z produktem).
• Wyroby opakowaniowe do napełniania w punkcie sprzedaży, zarówno te wytworzone i przeznaczone do napełniania, jak i jednorazowe (sprzedane/wytworzone/przeznaczone do napełniania na miejscu).
• Części opakowania i elementy pomocnicze z nim złączone (np. nakrętki, dozowniki, etykiety), element pomocniczy przymocowany do produktu też traktuje się jako opakowanie, o ile nie jest integralną częścią produktu przeznaczoną do wspólnego użycia lub usunięcia.

Gdy definicja nie daje jasnej odpowiedzi, warto zajrzeć do Rozporządzenia Ministra Środowiska w sprawie przykładowego wykazu wyrobów, które uznaje się albo nie uznaje się za opakowanie (Dz.U.2013.1274).

Skoro już wiemy, czym jest opakowanie, przejdźmy do ewidencji, to właśnie tutaj przedsiębiorcy najczęściej popełniają błędy.

Ustawa wymaga prowadzenia ewidencji informacji o masie opakowań wprowadzonych do obrotu oraz przechowywania informacji przez 5 lat (licząc od końca roku, którego dotyczą).

Przepisy nie narzucają ani wzoru, ani konkretnego sposobu prowadzenia ewidencji. Można ją prowadzić w systemie zakupowym, w Excelu lub w innym narzędziu. Jednak w razie kontroli trzeba być w stanie wykazać, skąd wynika przyjęta masa opakowań, jakie były założenia obliczeń oraz posiadać dowody potwierdzające ilości wprowadzonych opakowań.

Jeśli ewidencja jest nierzetelna albo wprowadzający produkty jej nie prowadzi, przepisy przewidują mechanizmy szacowania mas i rodzajów opakowań. W praktyce masę wprowadzonych opakowań może oszacować marszałek województwa lub WIOŚ.

Jeżeli w ewidencji zawyżysz masy wprowadzanych opakowań, będziesz musiał zapewnić recykling większej ilości odpadów opakowaniowych. A jeśli nie osiągniesz wymaganych poziomów recyklingu, konieczne będzie wniesienie opłaty produktowej czyli realnie poniesiesz wyższe koszty.

Dlatego ewidencję opakowań trzeba prowadzić rzetelnie i tak, aby odzwierciedlała rzeczywiste masy wprowadzanych opakowań. Zawyżanie danych generuje niepotrzebne koszty, a zaniżanie lub pomijanie części opakowań zwiększa ryzyko nieprawidłowości wykrytych podczas kontroli.

W zależności od rodzaju wprowadzanych opakowań ewidencję prowadzi się z podziałem na rodzaje opakowań wskazane w załączniku nr 1a do ustawy, tj. na opakowania:

• z tworzyw sztucznych,
• z tworzyw sztucznych,
• z aluminium,
• z metali żelaznych,
• z papieru i tektury
• ze szkła,
• z drewna,
• wielomateriałowe,
• środki niebezpieczne,
• pozostałe.

Pierwszym krokiem w prowadzeniu ewidencji opakowań jest ustalenie, jakie rodzaje opakowań wprowadzasz (i w jakich konfiguracjach występują w dostawach lub w pakowaniu wyrobów).

Jeżeli regularnie kupujesz surowce lub komponenty za granicą od tych samych dostawców, to najczęściej przyjeżdżają one do zakładu w powtarzalnych, takich samych opakowaniach. Ustal więc:

• jakie opakowania wchodzą w skład jednej dostawy,
• w jakich ilościach występują,
• oraz jaką mają masę jednostkową (masa poszczególnego opakowania).

W praktyce może to wyglądać tak: regularne dostawy surowców z Hiszpanii przyjeżdżają do zakładu w ilościach całosamochodowych. Surowce (np. metalowe śruby) są pakowane po 10 sztuk w woreczki z tworzywa sztucznego. Woreczki umieszcza się w opakowaniach kartonowych po 4 sztuki w każdym kartonie. Następnie kartony jednostkowe trafiają do kartonu zbiorczego, który mieści 4 kartony jednostkowe. Osiem kartonów zbiorczych umieszcza się na palecie drewnianej, a całość przed transportem zabezpiecza się folią stretch i w takiej postaci dociera do zakładu w Polsce.

W opisanym wyżej przykładzie, przy dostawie śrub do Polski możemy wyróżnić następujące rodzaje opakowań:

• woreczek z tworzywa sztucznego (opakowanie jednostkowe),
• opakowanie kartonowe jednostkowe,
• opakowanie kartonowe zbiorcze,
• folia stretch,
• paleta drewniana.

Po zważeniu każdego rodzaju opakowania możesz w prosty sposób przeliczyć, jaka masa opakowań (w podziale na materiały/rodzaje) trafia na rynek krajowy razem z zakupionymi śrubami z Hiszpanii.

Ten przykład pokazuje logikę ewidencji krok po kroku, ale w praktyce bywa trudniej, bo:

• dostawców może być wielu,
• poszczególne dostawy mogą mieć różne konfiguracje opakowań,
• dochodzą opakowania wielokrotnego użytku, które krążą w obiegu i wymagają dodatkowych zasad rozliczania.

Mimo to zasada pozostaje ta sama: identyfikujesz elementy opakowania, ustalasz ich ilości i masy, a następnie sumujesz je dla dostaw aby ewidencja odzwierciedlała rzeczywiste masy wprowadzanych opakowań.

Analogicznie należy podejść do opakowań wykorzystywanych do pakowania własnych wyrobów. Znając sposób pakowania oraz masę opakowań używanych do zapakowania jednej sztuki produktu, możesz oszacować masy opakowań wprowadzanych do obrotu.

Ewidencję można wykorzystanych opakowań, można oprzeć na zakupach materiałów opakowaniowych. W praktyce polega to na tym, że ustalasz ilość/masę opakowań kupionych w danym roku, a następnie korygujesz te dane o stan magazynowy na koniec roku. Dzięki temu da się dość precyzyjnie określić, ile materiałów opakowaniowych faktycznie zużyto do zapakowania produktów wprowadzonych do obrotu.

Ważne jest też to, że do mas opakowań wprowadzanych do obrotu w Polsce nie wlicza się opakowań wykorzystanych do pakowania wyrobów, które wysyłasz do klientów za granicę.

Nie uwzględnia się również opakowań, które w tym samym roku zostały wywiezione poza Polskę np. karton, w którym przyjechały surowce, został ponownie wykorzystany do zapakowania towaru wysłanego do klienta w Niemczech.

Najczęstszym (i jednym z najpoważniejszych) błędów jest brak świadomości, że firma może wprowadzać opakowania, których nie ma we wpisie, a wtedy nie ujmuje ich w ewidencji i nie zapewnia dla nich wymaganych poziomów recyklingu.

Przykład: kupujesz za granicą surowce chemiczne w opakowaniach szklanych lub z tworzywa. Wydaje się, że w ewidencji wystarczy ująć „szkło” albo „tworzywa sztuczne”. Tymczasem, jeśli te środki chemiczne mają klasyfikację stwarzającą zagrożenie (np. toksyczność ostra kat. 1–3, rakotwórczość 1A/1B, mutagenność 1A/1B, działanie szkodliwe na rozrodczość 1A/1B lub zagrożenie dla środowiska wodnego – ostra 1 albo przewlekła 1–2), to ich opakowania należy ująć jako opakowania po substancjach niebezpiecznych, a nie szkło czy tworzywo.

Częstym błędem w prowadzeniu ewidencji opakowań jest przyjmowanie ich mas „na oko”, bez ważenia. To pozornie drobna różnica, ale w skali roku potrafi mocno zniekształcić wyniki, a konsekwencje mogą być poważne: możesz niepotrzebnie zawyżyć obowiązki recyklingu i koszty albo zaniżyć masy i narazić się na wykrycie nieprawidłowości w trakcie kontroli. Co ważne, jeśli ewidencja jest nierzetelna lub niekompletna, masę wprowadzonych opakowań może oszacować za Ciebie organ (np. marszałek województwa lub WIOŚ), a wtedy to nie Ty decydujesz o przyjętych założeniach.

Częstym błędem w ewidencji jest pomijanie niektórych elementów opakowania, takich jak zakrętki, nakrętki, pompki, dozowniki, etykiety, rękawy termokurczliwe, wypełniacze czy wieczka. W praktyce firmy koncentrują się na głównym opakowaniu (np. butelce lub kartonie), a dodatki traktują jako część produktu. Tymczasem zgodnie z definicją, opakowaniem może być każdy wyrób, również jednorazowy i wykonany z dowolnego materiału, który służy do przechowywania, ochrony, transportu, dostarczania lub prezentacji produktu. Dlatego warto przeanalizować cały „zestaw” opakowaniowy, a nie tylko jego największy element: co jest z produktem trwale połączone, co jest oddzielne, co pełni funkcję zamknięcia, dozowania albo informacji (etykieta). Pominięcie tych komponentów zaniża masy w ewidencji i może skutkować błędami w rozliczeniach oraz problemami podczas kontroli.

Prawidłowa ewidencja opakowań to w praktyce trzy rzeczy: pełna identyfikacja wszystkich elementów opakowania (także zbiorczych, transportowych i „drobnych” typu zakrętki czy etykiety), rzetelne ustalenie mas na podstawie ważenia lub specyfikacji oraz spójna metodyka i dowody, które da się obronić w razie kontroli. Najwięcej problemów bierze się z pominiętych opakowań lub nieprawidłowej klasyfikacji (np. opakowania po substancjach niebezpiecznych czy opakowań wielomateriałowych) oraz szacowania mas wprowadzanych opakowań „na oko.

Jeśli chcesz upewnić się, że Twoja ewidencja jest kompletna i zgodna z wymaganiami, zapraszam do kontaktu. Umówimy się na spotkanie, przeanalizujemy prowadzoną ewidencję i krok po kroku wyjaśnię, jak powinna wyglądać, żeby była poprawna i bezpieczna na wypadek kontroli.

Skontaktuj się z kontakt@ekoventis.pl lub telefonicznie: 513 197 991.

Zapoznaj się z pozostałymi wpisami na blogu: https://ekoventis.pl/blog/